1- انتخاب و اعتبارسنجی منبع تامین‌کننده
نخستین اقدام در مسیر سفارش گذاری و خارجی، انتخاب تامین‌کننده معتبر ( اعتبارسنجی شده ) آن است. بازرگانان سعی می‌کنند تا تامین‌کننده‌ای با بهترین کیفیت و قیمت را انتخاب کنند. برای اطمینان از اعتبار، از منابع مختلف اطلاعات جمع‌آوری می‌شود و اعتبار تامین‌کننده‌ها با روش‌های متفاوت ارزیابی می‌شود.
2- دریافت پیش‌فاکتور (Proforma)
بعد از انتخاب تامین کننده، سفارش با شرایط پرداخت و اطلاعات مورد نیاز، در قالب پیش‌فاکتور به خریدار ارسال می‌شود. اطلاعات پیش‌فاکتور شامل قیمت واحد و کل، مقدار کالا، ارزش، هزینه حمل می باشد.اعتبار پیش‌فاکتور و دیگر جزئیات مربوط به تراکنش می‌باشد.
3- تنظیم قرارداد خرید (purchase contract)
در این مرحله، پس از مذاکرات قیمت و شرایط ، قرارداد تنظیم شده و خرید کالا نهایی می‌شود. این قرارداد شامل جزئیات معامله ( شرایط پرداخت و…) است.
4- ثبت سفارش (order registration)
بعد ازتأیید نهایی، فرآیند خرید کالا به مرحله ثبت سفارش می‌رسد. پس از انجام امور بانکی و ارزی ( تخصیص ارز) پیش پرداخت به فروشنده انجام می‌شود.
5- ارسال کالا (send goods)
کالا از طریق حمل دریایی ، زمینی ، ریلی و هوایی ارسال می‌شود و طبق الزامات ، بیمه باربری نیز برای تضمین امنیت کالا در طول حمل انجام می‌شود.
6- ترخیص کالا( goods clearance)
هماهنگی با شرکت ترخیص کار معتبر برای ترخیص کالا با کمترین هزینه و زمان کوتاه یکی از مراحل اساسی است. مشاوره از شرکت‌های ترخیص کار قبل از شروع فرایند خرید، توصیه مهمی است.
